Entreprises : arrêtez de tout compliquer avec des formats fermés !

l’informatique est régulierement pointé du doigt lorsqu’il s’agit de trouver les points lents dans les différents process d’une l’entreprise.
Et pourtant l’informatique n’est qu’une suite d’outils, outils qu’il convient de bien choisir mais surtout de savoir bien utiliser.
Quand elle est bien utilisé, l’informatique permet des choses extraordinaires en permettant de diminuer la charge de travail qui pese quotidiennement sur les collaborateurs de l’entreprise.

Parmis les points noirs repérés, le probleme des formats des fichiers qui ne sont pas toujours compatiblent d’un poste à l’autre.
Également le format des données, incapable de transiter d’un process à l’autre.

Ne vous êtes vous jamais retrouvé avec un correspondant incapable de lire votre pièce jointe, faute de logiciels compatible ?

La comptabilité avec un expert : un exemple classique

Tenir sa comptabilité sois-même c’est possible mais les obligations comptables sont différentes selon la taille et le régime comptable de l’entreprise, donc en soit c’est plutôt technique et surtout chronophage.
Avec le stress engendré cela peut vous empecher de dormir sereinement sur vos deux oreilles.
Si votre entreprise décide de fournir certaines informations à un expert comptable, cela suppose —d’un coté— de prendre le temps de récupérer toutes les ventes de chaque produits pour les apporter à votre partenaire comptable.
Il existe encore des entreprises qui se bornent à imprimer des centaines de pages pour les envoyer par courrier postal, mais de nos jours la plupart optent pour retranscrire toutes les infos dans un document informatique qu’ils transmettront par mail.
Du coté de votre expert, il est facilement compréhensible qu’il souhaiterait éviter d’avoir à eplucher des centaines d’impressions, examiner chaque ligne et extraire la bonne information pour la rentrer dans la bonne case de son propre logiciel informatique.
Même dans le cas où vous avez pris le soin de formater les données pour les transmettre via un fichier informatique, cela demandera du temps et de l’énergie à votre expert comptable pour convertir les données à sa sauce.

Imaginez s’il vous suffisait de faire un export dans un simple fichier à transmettre par mail …
Il existe des formats ouverts permettant l’échange de données facilement, comme par exemple le format de fichier .txt ou encore le .csv et pour les plus geek d’entre nous, le web nous apporte des standards comme le xml ou le json.

Ces formats sont ouverts et lisibles partout, avec un simple editeur de texte ou un tableur comme excel.
Dans la pratique, on ira que rarement lire manuellement les données, cela permet surtout de pouvoir faire des import/export d’énormes volumes de données tres facilement et très rapidement.
Cela peut-etres très utile également pour faire des sauvegardes, mais pas seulement, car cela permet aussi de faire des traitement par lots par de simples scripts informatiques.

Il est très facile d’apprendre à faire ses propres scripts, en quelques minutes et quelques clics vous pouvez creer un document exploitable et adapté à votre méthode de travail.
Pour les plus accros aux macros Excel, quelques clics dans la bonne colonne et vous avez fait le tri sur des centaines et des milliers de lignes, vous en voulez encore plus ? alors allez y vous êtes à deux doigts de faire des graphiques détaillés et des analyses tres poussées …
Mais attention, si vous pourriez y passer plus de temps que prévu, ce n’est pas l’objectif ici mais sachez que certains arrivent à piloter efficacement toutes leurs activités pour pouvoir définir des tendances et des KPI dignes de ce nom !

Du coté des comptables :
à priori vos méthodes de travail ne changent que très peu, et d’ailleurs il est bien possible que vous n’ayez pas vraiment envie d’apprendre à coder.
Dans ce cas, il est peut-etre plus simple et plus rentable de faire appel à un prestataire informatique pour concevoir votre script personnalisé, ce script sera capable de travailler pour vous en tache de fond pendant que vous irez préparer votre café.
Mais encore faut-il que votre logiciel comptable soit ouvert à ce principe et qu’il accepte de recevoir des données standards, selon une méthode claire et non par de sombres et obscures processus connu seulement par l’éditeur de votre logiciel …

Donc si à ce stade vous avez compris le principe des formats ouverts et compris leurs atouts face aux logiciels propriétaires souhaitant vous enfermer et vous rendre dépendant de leur systeme commercial, vous aurez déjà fait un grand pas !
C’est également garantir la pérénité de votre entreprise, car si l’ensembe de vos process sont basé sur des standard ouvert, vous saurez qu’il y aura toujours quelqu’un pour vous aider et adapter vos outils de travail à vos nouveaux besoins, sans avoir à changer toute votre suite de logiciel ou vos machines impliquant de lourd investissements.

API, import/export, Synchronisation, ERP, CRM, etc …

Pour en revenir à la problématique de départ, de plus en plus de nouveau acteurs arrivent avec des logiciels qui proposent ce genre de fonctions nativement, et s’adaptent pour fonctionner avec un parc existent en prenant en compte les outils les plus populaires.
Grâce à cela il est possible de pouvoir synchroniser plusieurs outils logiciels tels qu’un CRM ou un ERP, gerer des stocks entre votre site internet e-commerce et votre magasin physique, recuperer automatiquement la liste des ventes … etc …

Car les éditeurs de logiciels ont bien compris qu’ils ont là un argument béton pour toute entreprise :

• un gain de temps énorme !
• un outils utilisable par tous !

Par exemple regardont rapidement l’exemple de la caisse tactile n°1 sur le marché par addictgroup.fr .
La solution consiste en un logiciel de caisse enregistreuse gratuit disponible directement sur une tablette Android.
Quand on regarde la vidéo de présentation sur le site internet, voilà les arguments : « jack coure apres le temps » , « il est seul et ne peux pas rivaliser avec les géants de son secteur ayant beaucoups d’employés » — « éviter d’engager un intérimaire » — « ne plus faire sa compta manuellement » , etc …

Les pro n’ont jamais le temps

Pour la plupart des pro, l’une des plus grosses problématiques est la gestion du temps.
Les journées ne font que 24h, et il faut bien se reposer entre deux journées … il faut savoir déléguer les tâches quand elles vous font perdre du temps et si l’on peut eviter de les faires soit meme …

Que l’on soit patron, secrétaire, ou simple salarié, quoi de plus imbuvable que de se retrouver à faire des taches qui n’ont que peu de valeurs ajouté ?

Revenir aux standard ouverts de l’informatique

Le temps de travail disponible pour l’entreprise et leurs collaborateurs est forcement limité, et il faut donc se concentrer d’abord sur les tâches pour lesquelles on est le plus efficace.
L’outil informatique est souvent le plus efficace quand il s’agit de traiter un grand nombre de données, de chercher des relations entre différentes informations, de faire des tris sur différents critères ou simplement de mettre à jours leurs contenus.

Donc autant lui reserver ce genre de taches pour lesquelles il excelle, d’autant plus que c’est le genre de tache ingratte et répétitive qui rebuterais rapidement n’importe quel humain.
Ayez pitiés de vos collegues, de vos stagiaires, faites en sorte que tout soit simple et efficace pour tout le monde !